Organiser un fest-noz
Un article de TKPedia.
Voici un article expliquant les phases de l'organisation d'un fest-noz.
Est-ce simple ? Compliqué ? Risqué ? Par où commencer et comment s'y prendre ? ???
Sommaire |
La structure associative
Vous devez disposer d'une association, qui va être la personne morale responsable de l'organisation de l'événement. C'est l'association qui doit régler les frais, et encaisser la recette.
Grâce à votre association, vous pourrez également "recruter" l'équipe des bénévoles qui vont travailler pendant votre soirée.
Le nombre de personnes attendues, la taille de votre salle, l'ampleur de votre plateau, sont des facteurs qui aident à prévoir le nombre minimum de bénévoles requis.
Pour un fest-noz de 800 personnes, avec un plateau de 20 musiciens, comptez une bonne vingtaine de bénévoles.
Chacun doit s'y retrouver, et plus vous serez nombreux, moins vous travaillerez. Le bénévolat doit permettre aux personnes qui s'investissent d'avoir un retour, c'est à dire de prendre du plaisir dans ce qu'il font. Si vos bénévoles travaillent 6 heures chacun, ils ne reviendront pas.
Le plateau
Ah, le plateau ! Il va être dépendant....
- de vos objectifs
- de vos goûts
- de votre budget
- de vos connaissances....
En tout état de cause, vous pouvez organiser un fest-noz "trad", un fest-noz pour les jeunes, un fest-noz plus mixte, un fest-noz à touristes, etc.
Conseil : variez les danses et les couleurs, prenez au moins un groupe du coin, soutenez la tradition !
Le coût du plateau
C'est très variable. Il y a des groupes de professionnels (pour lesquels il y aura des charges à payer), et des groupes d'amateurs. Pour les professionnels, comptez un cachet de 110 € net minimum par tête, et au moins 70 € de charges. Pour les groupes les plus connus, on compte environ 1800 € net, et 800 € de charges...
Le lieu
Conseil : choisissez un lieu qui a un passif...
Et oui, on s'aperçoit que, en montant un fest-noz avec une excellente affiche, on peut se prendre un bouillon, si celui-ci n'est pas organisé sur un terrain "favorable". Un lieu peu connu amène la question "c'est où ?" et fait perdre de l'audience.
Vous allez avoir besoin de faire une quantité non négligeable d'allers-retours entre votre Q.G. et la salle, parce que la logistique veut que l'on oublie toujours un bout de machin. N'organisez pas un fest-noz à 100 km de chez vous.
La sono
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Vous pouvez avoir les meilleurs groupes, la plus belle salle, mais si vous choisissez mal votre sono, vous gâcherez votre soirée. Ne négligez pas le coût d'une bonne sono, qui vient en général avec un ou deux techniciens. Le coût d'une bonne sono est d'environ 800 € tout compris pour la soirée (installation, configuration, etc.). Les techniciens sonorisateurs sont la plus part du temps intermittents du spectacle. Ils auront à remplir les mêmes formalités que les musiciens. Certains groupes viennent également avec leur propre sonorisateur. N'hésitez pas à consulter le site internet du groupe que vous avez pris, car vous y trouverez la plupart du temps la fiche technique à transmettre à votre sonorisateur. La sono fait partie du plateau artistique. C'est grâce à elle que tout va bien se passer. |
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La buvette
Avec l'autorisation de la mairie, vous pourrez vendre des boissons alcoolisées. Référez vous au grossiste du coin qui va venir vous déposer une commande de boissons.
Après la soirée, le grossiste repart avec les invendus (complets), et vous établit une facture.
Conseils :
- apprenez à changer un fût avant le début de la soirée
- mettez les tireuses sous tension au moins 3h avant le début de la soirée, afin que la bière soit fraîche
- donnez des tickets boissons à vos intermittents & techniciens
- faites des prix ronds
Les démarches administratives
Guichet unique
Vous allez sûrement employer des intermittents du spectacle. Des démarches administrativent s'imposent.
Vous allez devenir leur employeur (commme pour un CDD), pendant un temps donné. Il vous faut donc cotiser et payer les charges patronales inhérentes à cette "mini-embauche". Un seul organisme s'occupe de toutes les formalités, et vous évite d'avoir à payer séparément les charges patronales : c'est le guichet unique.
Vous devez vous inscrire au guichet unique, pour recevoir un numéro d'attribution et un code secret internet.
Vous pourrez ensuite commander ce que l'on appelle des "liasses" qui servent d'élément de déclaration et de paiement des intermittents du spectacle.
Conseil : remplissez les liasses avec les intermittents AVANT le début du fest-noz, et surtout pas à la fin, car on a les idées beaucoup plus claires en début de soirée. Les liasses doivent partir dans les 15 jours qui suivent.
Attention, pour conserver son statut, un intermittent du spectacle doit effectuer un certain nombre de dates par an. Si vous tardez à envoyer vos liasses, vous mettez en péril la situation professionnelle de l'artiste concerné.
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Groupe sous statut associatif avec musicien bénévole
Contrat d'engagement pour accord
Un contrat entre l'organisateur et l'association doit être signée par les 2 parties et comporté le nom, adresse des responsables organisation et association, nom du groupe, date & heure de la prestation, éventuellement le programme proposé, le nombre de musiciens, le montant demandé avec les conditions de paiement & si paiement par chèque: à l'ordre du trésorier(ière)de l'association. ( L'organisateur doit se renseigner (insée ou préfecture) sur le statut légal du groupe avant l'acceptation ou le refus du contrat et en est responsable comme un chef d'entreprise et ses employés ou fournisseurs. )
Le musicien bénévole
Le musicien bénévole est généralement membre de l'association. Il fournit à titre gratuit une prestation de travail par sa participation au fonctionnement et à l'animation de l'association de son plein gré et d'une manière désintéressée. Le bénévolat se distingue donc du salarié: Le bénévole ne perçoit ni rémunération, ni avantage en nature (hébergement, repas, mise à disposition d'un véhicule, etc.) mais il peut percevoir des remboursements de frais; il n'existe pas de lien de subordination entre les dirigeants de l'association et le bénévole. Il ne peut recevoir aucune instruction ou ordre impératif, et ne peut être sanctionné par l'association, comme pourrait l'être un salarié. Il peut mettre un terme à tout moment à sa participation sans procédure ni dédommagement. Il doit toutefois respecter les statuts de l'association, ainsi que les normes de sécurité dans son domaine d'activité.
Remboursement de frais
Le bénévole a droit au remboursement des frais qu'il engage dans le cadre de son activité bénévole. Ceux-ci doivent être remboursés au €uro l' €uro et sur factures ou notes justificatives. Il peut, toutefois, renoncer à ce remboursement et bénéficier d'une réduction d'impôt. Les frais kilométriques peuvent être remboursés selon le barème fiscal. Les factures justificatives doivent être conservées par l'association.
Précision
Les associations doivent être vigilantes à l'égard des bénévoles. Elles ne doivent pas leur donner des directives et leur verser d'indemnités forfaitaires, deux éléments qui caractérisent un contrat de travail.
Conséquence
La requalification de l'activité du bénévole en activité salariée entraîne l'affiliation de celui-ci au régime général de sécurité sociale, le paiement des charges sociales, l'application de la réglementation du code du travail. (voir guichet unique Guso)
Les justificatifs
Chaque sortie de caisse ou de banque doit faire l'objet d'un justificatif. Lorsque vous faites un achat ou que vous payez une facture, gardez impérativement toutes les quittances de la transaction. De même si un membre de votre association désire se faire rembourser des achats qu'il a effectués, il doit vous fournir un justificatif. --Jean-marc 30 mai 2008 à 11:35 (CEST)
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Autorisation de débit de boisson
C'est la mairie qui doit vous faire parvenir la demande d'autorisation de débit de boisson. Vous allez obtenir, par la gendarmerie, un papier à afficher sur votre buvette, qui vous autorise à commercialiser des boissons alcoolisées d'une classe particulière, jusqu'à une certaine heure.
Assurance
La mairie va vous demander une attestation d'assurance pour la location de la salle. Toutes les assurances fournissent ce genre de prestation, pour environ 100 €, et faxent à la mairie le papier correspondant.
La campagne de promotion
Vous n'emporterez aucun succès si votre événement n'est pas connu. Il faut passer par toutes les voies :
- la presse
- les sites internet d'annonces
- la radio
- l'affichage
Les règles
- Chouchoutez vos artistes : ne négligez surtout pas l'accueil, le repas, etc. Des artistes heureux sont des artistes bons sur scène.
- Chouchoutez vos bénévoles : ils doivent s'éclater, pour ne pas se rendre compte qu'ils travaillent.
- Essayer de faire le ménage le jour même, après la soirée, tant qu'il vous reste des bras ! En effet, si vous projetez de revenir le lendemain, vous serez tout seul. Et après 24h, la bière, ça colle.
Le planning
Etablissez un planning
- pour l'affichage
- pour les bénévoles (repas, tickets, buvette, ménage)
- pour les artistes (ordre de passage)
